Validador y Estructurador Metodológico de Procedimientos

Procedimiento en construcción Sin nombre definido Código pendiente

Ambiente de trabajo activoElaborador

Bandeja de evaluaciones

Procedimientos enviados para revisión metodológica en este entorno local.

Perfil activo: Asesor evaluador. Los procedimientos recibidos se abren en modo de consulta y solo pueden modificarse desde el módulo de evaluación.

0Nuevos

0En evaluación

0En ajustes

0Con concepto emitido

Código	Procedimiento	Proceso	Versión	Autor	Fecha de envío	Días pendientes	Estado	Acción

La bandeja muestra el procedimiento guardado en este navegador. Con backend institucional podrá reunir asignaciones de diferentes usuarios y equipos.

Procedimiento recibido

Vista integral de la versión enviada por el autor. La información se presenta en modo de solo lectura.

Solo lectura. Para formular observaciones, calificar criterios o emitir concepto utilice Evaluación de adecuación.

1. Identificación

Proceso i

Consecutivo i

Código i

Nombre del procedimiento i

Cómo formular correctamente el nombre

Estructura recomendadaEl nombre debe expresar una sola acción y un solo propósito.

Verbo específico+Objeto+Complemento, cuando aplique

ComponentesVerbo: acción específica y verificable, como Formular, Elaborar, Adquirir, Supervisar, Liquidar, Atender, Evaluar o Archivar.
Objeto: producto, servicio, documento o recurso público sobre el que se actúa. Debe corresponder a un solo propósito.
Complemento: alcance o contexto que distingue este procedimiento de otros similares. Es obligatorio cuando el objeto es genérico, como informes, contratos o solicitudes.

Ejemplos correctos

Formular el plan anual de adquisiciones
Supervisar la ejecución de los contratos de prestación de servicios
Atender las peticiones, quejas y reclamos de la ciudadanía
Liquidar la nómina de los servidores públicos
Elaborar los informes de auditoría interna
Archivar la correspondencia recibida y enviada

Evite ambigüedadesNo utilice nombres vagos como “Trámites varios” ni verbos genéricos como “Gestionar”, “Administrar” o “Realizar”. Tampoco use “Elaborar informes” sin indicar cuáles.

No incluya el tipo documental (“Procedimiento”, “Proceso”, “Trámite”, “Instructivo” o “Formato”), porque se registra en el código.
Varios propósitos: si necesita unir dos actividades distintas con “y”, probablemente son dos procedimientos.
Siglas: úselas solo si están definidas en el glosario institucional.
Trámites y servicios para la ciudadanía: use el nombre oficial registrado ante la autoridad competente.
Formato: mayúscula solo en la primera letra, sin punto final, máximo 12 palabras y sin repetir el nombre de otro documento vigente.

Versión

Fecha i

Responsable del procedimiento

2. Marco contextual

Objetivo i

Alcance i

Definiciones i

Registre los términos y sus definiciones en orden alfabético.

Condiciones generales i

3. Normatividad i

Orientación para entidades públicas según la jerarquía normativa

Registre únicamente disposiciones vigentes y directamente relacionadas con el procedimiento. Una disposición interna debe desarrollar y respetar las normas externas superiores, así como la competencia de la autoridad que la expide.

Normatividad externa, de mayor a menor jerarquía

Constitución Política y bloque de constitucionalidad aplicable.
Leyes estatutarias, orgánicas, marco y ordinarias; decretos con fuerza de ley.
Decretos reglamentarios nacionales.
Actos de autoridades competentes: resoluciones, circulares e instrucciones externas.
En el nivel territorial: ordenanzas departamentales, acuerdos municipales o distritales y sus decretos y resoluciones reglamentarias, dentro de sus competencias.

Normatividad interna de la entidad

Actos del órgano de dirección o gobierno, cuando exista.
Resoluciones y demás actos administrativos expedidos por el representante legal.
Políticas, reglamentos y manuales institucionales formalmente adoptados.

Criterio de aplicación: verifique jerarquía, competencia, especialidad y vigencia. Entre actos administrativos no siempre existe un orden automático; importa la autoridad que los expide y la materia regulada.

Tipo i	Norma i	Año i	Descripción de la norma i	Artículo / sección i	Entidad emisora i

4. Descripción del procedimiento

Registre las actividades en el orden real de ejecución; el contenido alimenta automáticamente el flujograma.

N.º	Tipo i	Actividad i	Descripción de la actividad i	Responsable i	Punto de control i	Registro / Evidencia i	Sistema / Herramienta i

Reglas metodológicas del modelado

Actividad y punto de control
Los puntos de control se materializan mediante actividades orientadas a verificar, validar, revisar, comparar, autorizar o asegurar el cumplimiento de criterios previamente establecidos dentro del procedimiento.
Decisión
La decisión es un elemento de bifurcación del flujo que evalúa una condición y determina la ruta que debe seguir el procedimiento de acuerdo con el resultado obtenido.
Independencia entre decisión y punto de control
La decisión y el punto de control son elementos metodológicamente independientes: la decisión define rutas alternativas dentro del flujo, mientras que el punto de control incorpora una verificación crítica destinada a prevenir o detectar errores, desviaciones o incumplimientos.
Retorno después de una salida negativa
La ruta «No» debe conducir primero a una actividad que modifique, corrija o complemente la información. Solo después de ese ajuste puede repetirse el punto de control.

5. Flujograma generado

Se organiza por carriles a partir de los responsables seleccionados. Las decisiones usan rutas Sí / No y los conectores dirigen el flujo al destino definido en el componente 04.

Los carriles se generan con los cargos seleccionados en la lista de responsables.

Ruta SíRuta No○ Conector▣ Punto de control

6. Documentos anexos i

Aplicabilidad

No aplica. Se confirmó que este procedimiento no contiene documentos anexos.

Documento i	Tipo i	Código / referencia i	Observación i

Control de cambios i

Guía para clasificar el cambio y asignar la versión

Identifique el tipo de modificación realizada y utilice la clasificación indicada para asignar el siguiente número de versión.

Tipo de modificación realizada	Clasificación del cambio	Nueva versión
Corrección de errores ortográficos, tipográficos o de sintaxis.	Menor	Siguiente decimal (p. ej., 1.1)
Actualización de logotipos, formatos de encabezado o códigos de referencia.	Menor	Siguiente decimal (p. ej., 1.2)
Modificación del nombre de un puesto o área (sin cambio de funciones).	Menor	Siguiente decimal (p. ej., 1.3)
Adición de aclaraciones, notas o advertencias para facilitar la lectura.	Menor	Siguiente decimal (p. ej., 1.4)
Inclusión, eliminación o reordenamiento de pasos en el flujo de trabajo.	Mayor	Siguiente número entero (p. ej., 2.0)
Modificación de límites de control, tolerancias o criterios de aceptación.	Mayor	Siguiente número entero (p. ej., 2.0)
Asignación de nuevas responsabilidades o cambio de autoridad en una tarea.	Mayor	Siguiente número entero (p. ej., 3.0)
Actualización derivada de cambios en la normativa legal.	Mayor	Siguiente número entero (p. ej., 4.0)

Versión i	Fecha i	Razón de la actualización i

Elaboró iNombre (opcional)

Revisó iNombre (opcional)

Aprobó iNombre (opcional)

Debe mantenerse la segregación entre elaboración, revisión y aprobación.

7. Revisión final de consistencia

Verifique completitud y coherencia antes de generar el reporte.

0%Calidad ponderada

0Observaciones pendientes

0Actividades registradas

0Puntos de control

8. Seguimiento de la revisión

Consulte el estado, las observaciones y las respuestas asociadas a la revisión metodológica del procedimiento.

Borrador

Perfil activo: Autor del procedimiento. Puede enviar la versión, consultar hallazgos y responder los ajustes solicitados.

Verificación previa: Nombre, Inicio y Fin se revisan metodológicamente, pero no afectan la calificación.

Versión protegida. El contenido del procedimiento permanece en modo de consulta mientras está enviado, en evaluación o con concepto emitido.

Identificación de la evaluación

ProcedimientoSin nombre definido

Código y versiónPendiente

ProcesoPendiente

AsesorSin asignar

Fecha de envíoSin envío

Iteración1

Regla de decisión

Cumple: 90–100 puntos y ningún criterio crítico incumplido. Requiere ajustes: 40–89 puntos o un criterio crítico incumplido. No cumple: 0–39 puntos.

Avance de la evaluación

0 de 31 criterios evaluados

0%Calificación ponderada

PendienteNivel de adecuación

0Criterios no cumplidos

0Incumplimientos críticos

Variable	Peso	Evaluados	Resultado de la variable

Concepto técnico del asesor

El informe identifica la versión evaluada, el asesor, la calificación, las observaciones y la trazabilidad de las decisiones.

9. Vista previa del procedimiento

Revise aquí el avance completo antes de descargar. La vista previa no genera ni descarga archivos.

Anexo A. Guía del flujograma

Referencia visual para reconocer la función de cada elemento antes de documentar o evaluar el flujo.

Símbolos del flujo

INICIO / FIN

Inicio / Fin

Delimita el evento que activa el procedimiento y el resultado con el que se cierra.

Inicio: Recepción de la solicitud.
Fin: Informe final comunicado a las partes interesadas.

ACTIVIDAD

Actividad

Representa una acción o tarea ejecutada por uno o varios responsables.

Cuándo usarlo: para acciones operativas del procedimiento.
Ejemplo: Documentar el plan de trabajo.

¿DECISIÓN?

Decisión

Representa una condición que modifica la ruta del flujo.

Cuándo usarlo: cuando la respuesta conduce a caminos distintos.
Ejemplo: ¿Se aprueba el plan? Sí → comunicar; No → ajustar.

Conector

Permite continuar el flujo en otro punto o evitar cruces de líneas.

Cuándo usarlo: cuando una secuencia debe saltar hacia otra actividad o conector.
Ejemplo: A → continuar en la validación documental.

→

Línea de flujo

Indica la secuencia y dirección entre actividades.

Cuándo usarlo: para conectar actividades y rutas de decisión.
Ejemplo: Sí / No desde una decisión hacia su actividad destino.

Elementos complementarios

ACTIVIDAD
CON CONTROL

Punto de control

No es un tipo independiente. Es un atributo de una actividad o decisión.

Cuándo usarlo: ante verificaciones críticas asociadas a riesgos o requisitos.
Ejemplo: verificar criterios antes de aprobar un plan.

Registro / evidencia

Soporte asociado a la actividad o al control y documentado en su columna específica.

Visualización: no aparece como nodo por defecto; el usuario puede activarlo en el flujograma.
Ejemplo: correo, formato firmado, acta o registro del sistema.

Regla práctica: los símbolos construyen la secuencia del flujo. El punto de control y el registro/evidencia complementan la información de una actividad, pero no constituyen tipos principales.

Anexo B. Criterios de evaluación

Consulta directa de las variables, ponderaciones y preguntas empleadas para evaluar la adecuación de un procedimiento.

Cómo leer este anexo: cada variable agrupa criterios que el asesor califica como Cumple o No cumple. Cuando un criterio no cumple, debe registrar el ajuste requerido antes de cerrar la evaluación. Los criterios marcados como críticos requieren especial atención porque afectan aspectos esenciales del procedimiento.

Verificaciones metodológicas previas No calificables

Estas comprobaciones orientan la revisión, pero no suman ni restan puntos en la calificación ponderada.

Elemento a evaluar	Criterio de verificación (no calificable)
Nombre	Verificar que el título del procedimiento cumpla estrictamente con la estructura: Verbo en infinitivo + Objeto + Complemento (opcional).
Inicio	Confirmar que el procedimiento comience con un único evento o condición de activación claramente identificable, por ejemplo: recepción de una solicitud, cumplimiento de un plazo, una decisión o un requerimiento específico. Restricción: no debe utilizarse la expresión genérica “Inicio del procedimiento”.
Fin	Validar que el procedimiento concluya con un resultado identificable y verificable, alineado con su objetivo y alcance. Este resultado puede ser tangible, como un documento aprobado o un proyecto adoptado; o intangible, como un servicio prestado, una solicitud atendida o una condición alcanzada.

31Criterios de evaluación

9Variables metodológicas

100%Ponderación total

Distribución de la evaluación

Variable	Propósito de la revisión	Peso	N.º de criterios

Criterios por variable

Interpretación del resultado

0–39%Nivel bajo: requiere ajustes sustanciales.

40–89%Nivel medio: cumple parcialmente y requiere mejoras.

90–100%Nivel alto: presenta una adecuación metodológica favorable.

Analítica

Consulta sencilla de productividad y uso del sistema.

Productividad

0Procedimientos iniciadosRegistros con actividad durante el periodo

0Envíos a evaluaciónProcedimientos remitidos al evaluador

0Evaluaciones iniciadasRevisiones abiertas durante el periodo

0DevolucionesProcedimientos enviados para ajustes

0Conceptos favorablesEvaluaciones cerradas satisfactoriamente

Gráfica de productividad

Operaciones registradas en el periodo

Usabilidad

Tendencia de ingresos

Actividad de los últimos 7 días

Uso del sistema

Adopción local

0Ingresos del periodo

0Sesiones recientes

Sin registroÚltimo ingreso

Alcance de la prueba: la analítica utiliza eventos guardados únicamente en este navegador. La consolidación entre computadores se habilitará posteriormente con el backend y PostgreSQL.